Teamassistenz (m/w/d) - Onkologie

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Job Description

People First - Bei Takeda setzen wir uns dafür ein, die Gesundheit und das Wohlbefinden aller Menschen zu verbessern und ihnen eine bessere Zukunft zu ermöglichen. Es ist unsere Leidenschaft, die jeden Job in sinnvolles Handeln verwandelt. Unsere Mitarbeiter sind das Herz von Takeda.

Suchen Sie ein patientenzentriertes und innovationsorientiertes Unternehmen, das Sie inspiriert und Ihre Karriere fördert? Dann kommen Sie zu uns.

Für unsere Business Unit Onkologie suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Teamassistenz (m/w/d)

in Vollzeit am Standort Berlin.

Diese Position unterstützt administrativ unsere 2 Franchise Heads im Innendienst, das beinhaltet neben den klassischen Aufgaben einer Assistenz (wie Kalender- und Meetingsmanagement, Reiseorganisation, Abrechnungssystem, Präsentationen, Tabellenkalkulationen) auch Aufgaben im Management von Projekten.

Ihre Aufgaben im Detail:

• Unterstützung und Organisation von Tagungen und Meetings, Erstellung von Meetingsprotokollen, Nachhalten von in Team-Meetings vereinbarten Deliverables und Aufgaben
• Verwaltung von telefonsichen/ schriftlichen Anfragen sowie Verantwortung für die üblichen Büroaufgaben, Entwicklung/ Betreuung von Ablagesystemen
• Bestellungen, Auftragsabwicklung und Rechnungsverarbeitung
• Erstellung einer Budgetübersicht, Budgetplanung, ggf. -verantwortung und -kontrolle
• Vertragserstellung in Absprache mit Legal
• Planung und Abwicklung benötigter Materialien und Inhalte auf allen geeigneten Kanälen (Print & Online): Erstellung, Freigabeumläufe, Umsetzung sowie Koordination von Kreativagenturen und Druckereien für die Produktion von Materialien inklusive Initiierung / Sicherstellung des internen Genehmigungsprozesses
• Unterstützung bei Kongressen wie Buchung von Messeständen, Symposien und Tagungsräumen
• In zugewiesenen Projekten Aufgabenpläne und Meilensteine festlegen, Verteilung und Nachhalten von Arbeitspaketen / Timelines sowie Gewährleistung und Dokumentation des zeitgerechten Projektfortschritts
• Einholen & Beauftragen von Angeboten
• Präzise Schnittstellenkommunikation und Terminkoordinierung zwischen den Stakeholdern

Das bringen Sie mit:

• Erfolgreich abgeschlossene Schulausbilung (Abitur) oder gleichwertig bzw. abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Berufsausbildung
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung als Assistenz (idealerweise in der Branche)
• Erfahrung im Projektmanagement und in der Organisation von Veranstaltungen sind von Vorteil
• Umfassende Anwenderkenntnisse mit MS-Office sowie Erfahrung mit Rechnungssystemen/ Software und Purchase Order;
• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, sehr gute Englischkenntnisse
• Integere Behandlung von vertraulichen Informationen und Anliegen sowie Erfahrung im proaktiven Management relevanter Informationen
• Fähigkeit zum parallelen Management mehrerer konkurrierender Aufgaben und Anforderungen
• Belastbarkeit, flexible Arbeitsweise, Fähigkeit zu priorisieren, ausgeprägte Detailgenauigkeit
• Freude am Arbeiten im Team und an der Übernahme von Verantwortung
• Ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten, Fingerspitzengefühl und diplomatisches Geschick

Das bieten wir Ihnen:

• Ein kollegiales, offenes und wertschätzendes Arbeitsklima
• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Eigenverantwortung
• Regelmäßige Weiterbildung
• Gehalt- und Sozialleistungen wie betriebliche Altersvorsorge, Dienst-Handy, Mitarbeiterrabatte, Mitarbeiteraktienprogramm
• Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice (nur 40% im Büro)
• Die Gesundheit steht für uns im Vordergrund. Daher bieten wir ein umfangreiches Gesundheitspaket für unsere Mitarbeiter mit Grippeschutzimpfungen, Augenuntersuchungen, diverse Zuschüsse für Sportkurse/Fitness, Bildschirmarbeitsplatzbrillen und eine Gruppenunfallversicherung, welche auch das Privatleben abdeckt.

Empowering our people to shine

Wir bei Takeda orientieren uns an unseren vier Grundwerten des Takeda-ism: Integrität, Fairness, Ehrlichkeit und Ausdauer.  Diese repräsentieren, wer wir sind und wie wir handeln. Sie helfen uns, Entscheidungen zu treffen, auf die wir heute und in Zukunft stolz sein können. Wir befähigen unsere Mitarbeiter, ihr volles Potenzial zu entfalten. Als Global Top Employer, bieten wir spannende Karrierepfade, fördern Innovation und streben bei allem, was wir tun, nach Höchstleistung. Takeda fördert ein integratives, kollaboratives und internationales Arbeitsumfeld, in dem unsere Teams durch ihr unermüdliches Engagement für unser Ziel - die Gesundheit der Menschen zu verbessern und der Welt eine schönere Zukunft zu ermöglichen - vereint sind. Erfahren Sie mehr unter takedajobs.com.

Engagement für Vielfalt, Gleichbehandlung und Inklusion

Takeda setzt sich für Vielfalt, Gleichbehandlung und Inklusion ein. Einstellungsentscheidungen basieren auf der Qualifikation für die Position und werden unabhängig von Geschlecht, ethnischer Herkunft, Religion, sexueller Orientierung, Alter oder Behinderung getroffen.

Wenn Sie an dieser anspruchsvollen Tätigkeit interessiert sind, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über unser Onlinetool!

Für weitere Fragen kontaktieren Sie bitte: Jennifer Kriedemann |Talent Acquisition Partner EUCAN | E-Mail: Jennifer.Kriedemann@takeda.com

Locations

DEU - Berlin - Wirtschaftswunder

Worker Type

Employee

Worker Sub-Type

Regular

Time Type

Full time