Bilingual People Solutions Specialist

By clicking the “Apply” button, I understand that my employment application process with Takeda will commence and that the information I provide in my application will be processed in line with Takeda’sPrivacy Noticeand Terms of Use. I further attest that all information I submit in my employment application is true to the best of my knowledge.

Job Description

The ideal candidate for this role will need be to bilingual in both English and French.

ACCOUNTABILITIES

Employee Life Cycle Management:

• Initiates and/or approves HR transactions received via multiple channels such as Workday or case management system, creating additional document where required to support transactions (i.e., contract updates etc.)

• Uses systems to document, answer questions, complete requests and escalate as needed following the appropriate processes ultimately resolve colleague and HR needs

• Understands and utilizes HR systems including Workday and the Employee Portal including Self Service and Case Management

• Ensures that documentation and requests meet the policy and appropriate controls for each process

• Completed employment/ salary verifications

• Conducts data audits as appropriate

• Performs duties according to service level agreements

Colleague Support:

•Answers queries from colleagues, managers, and HR as it relates to HR policy, procedure and or tools verbally or via case management tool

• Educates clients of HR Services available to them and encourages multi- channel tools such as the HR Portal and other systems as needed

• Performs duties according to service level agreements

Benefits and Compensation Administration:

• Manage the administration of in country benefit programs (including Leave of absence) to ensure that or processes, are aligned with the appropriate data in a timely way

•Ensure all Starters, leaver and changes are reflected and managed accurately to make sure benefits options are activated with policy procedures and schedules

•Manage and support of HR & Employee queries relating to the scope of Benefits admin

•Any ad hoc support and maintenance with benefit vendors and their technology solution

• Administer Compensation policies, programs and processes in country as required

• Support and administer the annual compensation plans, managing the Annual Compensation tool and HR/Manger support to ensure accurate data is maintained and managed into Workday. 

Overarching Support /Initiatives and Process Improvement:

• Actively contributes to delivering, maintaining, and improving People Solutions procedures and processes to increase employee satisfaction, driving performance, and achieving results

• Performs other related duties and assignments required as assigned by lead, supervisor, or manager.

• SOP, Process Flow & Work Instructions

• Data management and policy changes

En cliquant sur le bouton « Postuler », je comprends que mon processus de demande d’emploi avec Takeda commencera et que les renseignements que je fournis dans ma demande seront traités conformément à la politique de confidentialitéet aux modalités d’utilisation de Takeda. J’atteste en outre que tous les renseignements que je fournis dans ma demande d’emploi sont exacts à ma connaissance.

Description du poste

RESPONSABILITÉS

Gestion du cycle de vie des employés :

• Amorcer et/ou approuver les transactions des RH reçues par l’entremise de multiples canaux, comme Workday ou le système de gestion de cas, en créant des documents supplémentaires au besoin pour appuyer les transactions (c.-à-d. mises à jour des contrats, etc.)

• Utiliser les systèmes pour documenter, répondre aux questions, remplir les demandes et les transmettre à un niveau supérieur, au besoin, en suivant les processus appropriés, afin de répondre aux besoins des collègues et des RH

• Comprendre et utiliser les systèmes de RH, y compris Workday et le Portail des employés, y compris le libre-service et la gestion de cas

• S’assurer que la documentation et les demandes respectent la politique et les contrôles appropriés pour chaque processus

• Vérifier l’emploi terminé et le salaire

• Effectuer des vérifications des données au besoin

• Exécuter les tâches conformément aux ententes sur les niveaux de service

Soutien aux collègues :

• Répondre verbalement ou au moyen d’un outil de gestion de cas aux questions des collègues, des gestionnaires et des RH en ce qui a trait aux politiques, aux procédures et aux outils des RH

• Informer les clients des services de RH qui leur sont offerts et encourager les outils à canaux multiples comme le portail des RH et d’autres systèmes, au besoin

• Exécuter les tâches conformément aux ententes sur les niveaux de service

Administration des avantages sociaux et de la rémunération :

• Gérer l’administration des programmes d’avantages sociaux dans le pays (y compris les congés) pour s’assurer que les données appropriées sont harmonisées sur les processus en temps opportun

• Veiller à ce que tous les nouveaux employés, les employés qui partent ou qui changent de poste soient reflétés et gérés avec exactitude pour s’assurer que les options d’avantages sociaux sont activées avec les procédures et les calendriers des politiques

• Gérer et soutenir les requêtes des RH et des employés relatives au champ d’application de l’administration des avantages

• Tout soutien et maintenance ponctuels avec les fournisseurs d’avantages et leur solution technologique

• Administrer les politiques, programmes et processus de rémunération dans le pays selon les besoins

• Appuyer et administrer les régimes de rémunération annuels, gérer l’outil de rémunération annuelle et assurer le soutien des RH et des gestionnaires pour veiller à ce que des données exactes soient conservées et gérées dans Workday

Soutien général/initiatives et amélioration des processus :

• Contribuer activement à la mise en œuvre, au maintien et à l’amélioration des procédures et des processus de Solutions de personnel pour accroître la satisfaction des employés, de stimuler les performances et d’atteindre les résultats

• Accomplir d’autres tâches et travaux connexes qui lui sont assignés par le responsable, le superviseur ou le gestionnaire

• PON, déroulement du processus et instructions de travail

• Gestion des données et changements de politiques

Emplacement

Toronto (Canada)

Type de travailleur

Employé

Sous-type de travailleur

Contrat à durée déterminée (durée déterminée)

Classification d’heures de travail

Temps plein

Locations

Toronto, Canada

Worker Type

Employee

Worker Sub-Type

Fixed Term (Fixed Term)

Time Type

Full time