SENIOR EXECUTIVE ASSISTANT

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Job Description

PROPÓSITO DEL ROL:

El Asistente Ejecutivo Senior desempeña un papel fundamental para garantizar la eficacia, la eficiencia y la productividad del Gerente General, proporcionando apoyo administrativo, operativo y estratégico de alto nivel. Este puesto actúa como asesor de confianza y enlace entre el Gerente General y las partes interesadas internas y externas, facilitando una comunicación fluida, una toma de decisiones oportuna y la ejecución de iniciativas clave del negocio. El Asistente Ejecutivo Senior también apoya la planificación estratégica, la coordinación de proyectos y las actividades de gobierno corporativo, contribuyendo así al rendimiento y el éxito general de la organización.

RESPONSABILIDADES:

• Gestionar eficientemente la agenda profesional y personal del Gerente General, incluyendo la programación de reuniones, la gestión de correspondencia (correos electrónicos y llamadas telefónicas), la coordinación con clientes y asociaciones comerciales, y la supervisión de otros aspectos logísticos de la organización.
• Coordinar los preparativos de viaje del Gerente General, incluyendo la preparación de la documentación de viaje, la reserva de alojamiento y transporte, y la planificación de comidas e itinerarios.
• Proporcionar apoyo administrativo de alto nivel, como la creación de presentaciones profesionales, el mantenimiento de registros de las actividades de planificación estratégica, la redacción y distribución de actas de reuniones y el seguimiento oportuno de las acciones.
• Mantener un alto grado de profesionalismo y estricta confidencialidad al manejar información sensible de la empresa, especialmente en asuntos relacionados con comités ejecutivos y foros de toma de decisiones estratégicas.
• Organizar y brindar apoyo para reuniones estratégicas internas y externas, garantizando la alineación con las prioridades de la empresa y gestionando las tareas administrativas relacionadas, como la preparación de órdenes de compra, la adquisición de materiales y la tramitación de facturas a proveedores.
• Apoyar el análisis del desempeño empresarial mediante el seguimiento y la generación de informes sobre indicadores clave de desempeño (KPI), y ayudar en la preparación de paneles ejecutivos y revisiones comerciales.
• Actuar como enlace entre el Gerente General y las principales partes interesadas, tanto internas como externas, garantizando una comunicación fluida, un flujo de información oportuno y un seguimiento eficaz de los compromisos y eventos empresariales.
• Monitorear continuamente las tendencias del sector, las iniciativas de la empresa y las prioridades de la organización para anticipar proactivamente las necesidades del Gerente General y contribuir a la toma de decisiones ejecutivas.
• Liderar o apoyar proyectos especiales según lo asignado por el Gerente General, garantizando su entrega puntual y su alineación con los objetivos de la empresa.
• Participar activamente en todas las actividades asignadas dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), promoviendo un entorno de trabajo seguro y saludable de acuerdo con las políticas y los requisitos regulatorios de la empresa.

HABILIDADES, COMPETENCIAS Y EXPERIENCIA:

• Licenciatura en carreras Administrativas.
• Mínimo 3 años de experiencia en un puesto administrativo reportando directamente a la alta dirección.
• Inglés avanzado.
• Sólidas habilidades de gestión del tiempo y capacidad para organizar y coordinar múltiples proyectos simultáneos.
• Dominio de herramientas de productividad de oficina y aptitud para aprender nuevos software y sistemas.
• Atención al detalle.
• Comprensión de las prioridades del negocio y la estrategia corporativa.
• Capacidad para apoyar la toma de decisiones estratégicas.
• Proactividad para identificar y abordar desafíos.
• Capacidad para anticipar las necesidades y actuar sin instrucciones directas.
• Sólidas habilidades interpersonales; capacidad para trabajar eficazmente con equipos diversos.
• Habilidad en la gestión de grupos de interés a todos los niveles.
• Sólidas habilidades de comunicación (con el personal, colegas y la alta dirección), tanto escritas como orales y en presentaciones.
• Capacidad para mantener la confidencialidad de la información relacionada con la empresa y sus empleados.
• Creatividad, diseño de procesos y soluciones, demostrando la capacidad de desarrollar nuevas ideas para la franquicia/organización.
• Compromiso con el fomento de la diversidad, la equidad y un entorno inclusivo.

Locations

Bogota, Colombia

Worker Type

Employee

Worker Sub-Type

Regular

Time Type

Full time