LMS Administrator (契約社員)

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Job Description

OBJECTIVES/PURPOSE

LMS（Learning Management System）管理者は、Hikari拠点におけるテクニカルおよび GxP／Non-GxP トレーニング向けの学習管理システムについて、データ入力、トレーニング項目やカリキュラムの作成・更新など、システム保守業務を担います。 トレーニングビジネスパートナーとして、担当チームや関連部門の LMS 移管、トレーニング記録、監査やその他の業務で求められるレポートに関する窓口（POC：Point of Contact）を務めます。 Hikari拠点の他の LMS 管理者と強固な関係を構築し、効率的なシステム運用およびトレーニング文書管理プロセスを確保することが求められます。 GxP Learning Management System（LMS）管理者は、組織におけるロールモデルとして、品質文化を推進する GxP マインドセットと行動を理解し、体現する役割を担います。

The Learning Management System (LMS) Administrator role exists to provide system maintenance (e.g. data entry, creation and updates to training items, curriculum, etc.)  for the Learning Management System in Hikari for Technical & GxP / Non-GxP training. The role is the Training Business Partner and their supported Team(s) and/or Functional group(s) POC (Point of Contact) for LMS transactions, training records and reports requested during audits or other business needs. This functional role must establish strong relationships with other LMS Administrators in Hikari to ensure efficient system and training documentation processes. The GxP LMS Administrator is a role model in the organization, understanding and promoting GxP mindset and behaviors that drive a Quality Culture.

ACCOUNTABILITIES

LMS 管理依頼への対応と優先順位管理

• 受領順および優先度に基づき、LMS に関する各種依頼へ対応する。LMS のシステム知識、トラブルシューティング経験、GxP トレーニングプロセスや文書管理プロセスの理解を活かして業務を遂行する。 社内顧客・トレーニングパートナーとの円滑なコミュニケーション
• トラブルシューティング、解決策の検討・提案、最終対応の各段階で、社内顧客やトレーニング担当者と明確かつ効果的にコミュニケーションを行う。 コンプライアンスに適合した効率的なソリューションの提案・実装
• 適切で効率的な改善策を提案・実行し、必要に応じて LMS の問題を IT 部門または LMS システムオーナーへエスカレーションする。 LMS 改善プロジェクトへの参画
• LMS システム管理の観点から、LMS の機能改善や拡張に関するプロジェクトに参加する。 監査・査察対応のサポート
• 内部・外部監査や査察において、トレーニングレポートの提供など必要なサポートを行う。状況に応じて査察官と直接対応する場合もある。 トレーニング記録・文書の管理
• LMS 上および紙媒体のトレーニング記録・文書を適切に管理・保管する。 トレーニング状況レポートの作成・提供
• トレーニング要件や受講状況に関するレポートや証跡を作成し、必要に応じてマネジメントへ提供する。 従業員への LMS トレーニングの実施
• 従業員に対して LMS の使用方法や関連プロセスのトレーニングを実施する。

• Manages and responds to LMS Administration requests in order of receipt and priority, using system knowledge of LMS, independent troubleshooting experience, knowledge of the GXP training process and connecting processes such as the document management process.
• Communicates clearly and effectively with internal customers and training partners during troubleshooting, solution finding and proposal, and final resolution.
• Proposes and implements compliant and efficient solutions.
• Effectively escalate LMS issues to IT and/or LMS System Owner as appropriate.
• Participates in LMS enhancement projects from a LMS system administration perspective.
• Provides support for internal/external audits/and inspections including providing training reports.
• May interact directly with inspectors.
• Maintains training files and documents within LMS and paper files.
• Runs and delivers reports and evidence on training requirements and completion to management as required.
• Train employees on LMS system.

EDUCATION, BEHAVIOURAL COMPETENCIES AND SKILLS:

学歴

• 高卒以上の学歴を有していること。
• 製薬関連の経験や、工場での勤務経験有が望ましい。
• LMS（Learning Management System）の管理業務に関する実務経験を2年以上有することが望ましい。
  ※FDA規制産業、製薬業界、医療機器業界での経験があるとなお良い。
• GxP文書の取り扱い経験、またはGxP環境での業務経験があることが望ましい。
• 品質システム関連ソフトウェア、特にLMSの使用経験があることが望ましい。

実務経験

• 製薬関連、または規制された組織におけるLMSの機能、カリキュラム／トレーニング割り当てに関する知識と理解を有していること。
• 情報やアイデアを、口頭・文書の両面で分かりやすく伝えられるコミュニケーション力を持つ。
• 業務状況、課題、KPI、リスク、タイムラインを適切に整理し、マネジメントへ効果的に報告できる。
• 相手の意見に耳を傾け、建設的な対話ができる協調性が高い。
• 部門横断で円滑に連携し、関係者と協力して目標達成に取り組める。
• 責任感と主体性を持ち、期限前倒しで成果を出す姿勢を持つ。
• AI・デジタル技術（自動化含む）に強い関心を持ち、生産性向上に情熱を注げる。
• 現状に満足せず、業務改善や新たな課題に自発的に挑戦できる。
• 自己成長意欲が高く、新しい知識やスキルを積極的に吸収できる。
• 人とのコミュニケーションが好きで、チームで成果を生み出すことに喜びを感じられる。
• 日本語での読み書きが可能で、業務指示や文書を正確に理解できること。

Education / experience

• High school diploma or higher diploma.
• Minimum of 2 years of previous experience administering a LMS experience in FDA-regulated industry, pharmaceutical or medical devices preferred.
• Experience with GxP documentation and working in a GxP environment preferred. 
• Experience with Quality System Software particularly LMS preferred.

Knowledge

• Knowledge and understanding of learning management system functionality and curricula / training assignments with a biopharmaceutical manufacturing or highly regulated organization.

Behavioral Competencies

• Effectively presents information and ideas formally and informally, verbally and in writing to others in a manner that facilitates understanding.
• Able to communicate status, needs, KPIs, risks and timelines effectively to management.
• Display a clear willingness to listen to others.
• Has good interperson skills and works interdepartmentally in an effective manner to achieve objectives.
• Shows commitment and dedication and strives to be ahead of schedule.
• Passionate about AI and digital technology including automation to improve productivity and efficiency.
• Never satisfied with the status quo and proactive in pursuing process improvements and new challenges.
• Highly motivated to grow and eager to acquire new knowledge and skills.
• Values effective communication and takes pride in contributing to team-based achievements.

Language

• Proficient in reading and writing Japanese to understand work instructions and document results.

Takeda Compensation and Benefits Summary:

• Allowances: Commutation, Housing, Overtime Work etc.

• Salary Increase: Annually, Bonus Payment: Twice a year

• Working Hours: Headquarters (Osaka/ Tokyo) 9:00-17:30, Production Sites (Osaka/ Yamaguchi) 8:00-16:45, (Narita) 8:30-17:15, Research Site (Kanagawa) 9:00-17:45

• Holidays: Saturdays, Sundays, National Holidays, May Day, Year-End Holidays etc. (approx. 123 days in a year)

• Paid Leaves: Annual Paid Leave, Special Paid Leave, Sick Leave, Family Support Leave, Maternity Leave, Childcare Leave, Family Nursing Leave.

• Flexible Work Styles: Flextime, Telework

• Benefits: Social Insurance, Retirement and Corporate Pension, Employee Stock Ownership Program, etc.

Important Notice concerning working conditions:

• It is possible the job scope may change at the company’s discretion.

• It is possible the department and workplace may change at the company’s discretion.

• Fixed-term contracts may be renewed after the end of the contract period based on the workload and employee performance. The total contract duration shall not exceed 5 years.   

Locations

Hikari, Japan

Worker Type

Employee

Worker Sub-Type

Fixed Term (Fixed Term)

Time Type

Full time