Management Assistant

By clicking the “Apply” button, I understand that my employment application process with Takeda will commence and that the information I provide in my application will be processed in line with Takeda’s Privacy Notice and Terms of Use.  I further attest that all information I submit in my employment application is true to the best of my knowledge.

Job Description

Management Assistant – Verbinden van processen en samenwerking

Bij Takeda Nederland geloven we in diversiteit, gelijkheid en inclusie. We creëren een cultuur waarin iedereen zich welkom voelt en talent kan bloeien — ongeacht achtergrond, leeftijd, geslacht, overtuiging of mogelijkheden.

Over de rol

Ons Management Assistant-team ontwikkelt zich richting bredere, procesgerichte ondersteuning. Ter vervanging van een collega die een nieuwe uitdaging aangaat, zijn we op zoek naar een nieuwe teamgenoot met een focus op Procurement & Vendor Management. Je coördineert het onboardingproces voor leveranciers en werkt nauw samen met verschillende Business Units en internationale collega’s binnen Takeda Business Support.

Als Management Assistant ben je een verbindende schakel tussen afdelingen, leveranciers en internationale collega’s. Tegelijkertijd draag je bij aan organisatiebrede processen zoals Contract Management, Activity Management en Business Unit Support, die cruciaal zijn voor het functioneren van onze organisatie en directe invloed hebben op compliance, kwaliteit en continuïteit. Wij creëren een efficiënte en gastvrije werkomgeving waarin collega’s zich kunnen richten op hun kerntaken en processen soepel en toekomstgericht verlopen.

Jouw verantwoordelijkheden

• Organiseren, uitvoeren en verbeteren van het Procurement & Vendor Management-proces.

• Beheren van Master Service Agreements (MSA), Statement of Work (SOW) en Service Agreements (SA), inclusief documentatie en opvolging.

• Voorkeursleverancierslijsten bijhouden en Due Diligence uitvoeren binnen de juiste categorieën.

• Behandelen en monitoren van Inkooporders (PO), inclusief afstemming met leveranciers en interne stakeholders.

• Collega’s adviseren over leveranciersgebruik, inkoopprocedures en compliance-richtlijnen.

• Samenwerken met Finance om uitgaven te monitoren en budgetten te beheren.

• Kansen voor procesverbetering signaleren en bijdragen aan toekomstgerichte optimalisaties.

• Samen met het Management Assistant-team algemene ondersteuning bieden, inclusief receptie- en facilitaire taken.

• Bijdragen aan een gastvrije, efficiënte en goed georganiseerde werkomgeving.

• Actief afstemmen met collega-Management Assistants over procesgrenzen heen en bouwen aan een Agile manier van samenwerken.

Wat jij meebrengt

• MBO- of HBO-opleiding, bij voorkeur in Office Management, Bedrijfskunde of Communicatie.

• Ervaring met inkoopprocessen, contractbeheer of leverancierscoördinatie.

• Affiniteit met digitale systemen zoals SAP Ariba of vergelijkbare procurement tools.

• Sterke beheersing van Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

• Ervaring in een gereguleerde of farmaceutische omgeving is een plus.

• Zelfstandig, gestructureerd en verantwoordelijk kunnen werken.

• Snel kunnen leren en flexibel inspelen op veranderingen.

• Open mindset en oog voor mogelijkheden om processen slimmer, Agile en toekomstbestendig te maken.

• In staat op organisatieniveau te denken en het grotere geheel te overzien.

• Samenwerkingsgericht en proactief in afstemming met collega’s binnen en buiten het team.

• Nieuwsgierig naar digitale mogelijkheden en nieuwe technologieën zoals AI.

Wat wij bieden

• Een hecht team van ervaren Management Assistants met sterke teamspirit.

• Een rol met eigenaarschap over een procesgebied met echte impact.

• Ruimte voor initiatief, ontwikkeling en onderlinge ondersteuning in een Agile, toekomstgerichte werkomgeving.

• Een dynamische organisatie waar je kunt bijdragen aan slimme en toekomstgerichte processen.

Locations

Hoofddorp, Netherlands

Worker Type

Employee

Worker Sub-Type

Regular

Time Type

Full time