İdari Uzman (Admin Specialist)

By clicking the “Apply” button, I understand that my employment application process with Takeda will commence and that the information I provide in my application will be processed in line with Takeda’s Privacy Notice and Terms of Use.  I further attest that all information I submit in my employment application is true to the best of my knowledge.

Job Description

Pozisyonun Amacı

Destek verilen fonksiyonların iş akışlarının etkin, verimli ve sürdürülebilir şekilde yürütülmesini sağlamak; organizasyonel destek, satın alma, uyum, arşivleme ve iletişim süreçlerinde şirket prosedürlerine ve yasal
gerekliliklere tam uyumla hareket ederek, süreçlerin kesintisiz devamlılığını ve yüksek hizmet kalitesini güvence altına almak. Şirketin etik değerleri, kalite standartları ve dijital dönüşüm hedefleri doğrultusunda; iç & dış paydaşlarla güçlü iş birliği kurmak, yenilikçi uygulamaları hayata geçirmek, süreçlerde sürekli iyileştirme ve gelişimi desteklemek temel önceliktir. Aynı zamanda, kurum kültürünün ve çeşitlilik & kapsayıcılık ilkelerinin yaygınlaştırılmasına katkı sağlamak, bilgi güvenliği ve gizlilik prensiplerine bağlı kalarak, şirketin stratejik hedeflerine ulaşmasında aktif rol üstlenmek bu pozisyonun ana amacıdır.

Görev ve Sorumluluklar

Departman ve Marka Operasyonları ile Organizasyon Desteği

• Departman içi toplantılar, lansmanlar, farkındalık etkinlikleri ve ürün tanıtım toplantılarının (PBM
ve kongre & etkinlik ekipleriyle birlikte) planlanması ve takibi
• Seyahat planlaması ve rezervasyon süreçlerinin (vize, uçuş, otel vb.) eksiksiz şekilde yürütülmesi
• Fonksiyon liderlerinin masraf süreçlerinin şirket prosedürlerine uygun şekilde yönetilmesine destek sağlanması
• Ajans ve tedarikçilerle etkin iletişim ve koordinasyon sağlayarak organizasyon süreçlerinin yönetilmesi
• Fonksiyon direktörlerinin ajanda yönetimi, toplantı takibi ve günlük iş akışlarına destek verilmesi
• Yeni başlayan çalışanların onboarding süreçlerinin eksiksiz yürütülmesi ve takibi
• Sorumlu olunan fonksiyonlara ait kartvizitlerin takibi ve güncellenmesi
• Onam formlarını toplaması ve sonrasında dijitale aktarılması

Satın Alma ve Tedarik Süreçleri

• PR/PO oluşturulması, fatura ve ödeme takibi, DAS sisteminde tahakkuk kontrolü ve açık PO’ların kapatılması
• Tedarikçi tanımlama, belge toplama, Ariba tanımı ve DD risk değerlendirme süreçlerinin başlatılması ve tamamlanması
• Hizmet ve gizlilik sözleşmelerinin hazırlanması ve imza süreçlerinin yönetilmesi
• Ajanslarla bütçe görüşmeleri ve satın alma koordinasyonunun sağlanması
• Alternatif satın alma ve tedarikçi arayışlarının şirket prosedürlerine tam uyumla yürütülmesi

Uyum ve Arşivleme Süreçleri

• Docusign ve Axxerion sistemleri üzerinden sözleşme ve dijital ve hard-copy arşivleme işlemlerinin
gerçekleştirilmesi
• Dosyaların güncel ve tam tutulduğundan emin olunması
• İç denetim ve uyum kontrolleri için gerekli belgelerin hazırlanması ve denetime hazır olunması
• Speak-up kültürünün teşvik edilmesi ve etik bildirim süreçlerinde ekiplerin bilinçlendirilmesi

Eğitim ve Takip Görevleri

• Zorunlu eğitimlerin zamanında tamamlanması ve departman genelinde takibinin yapılması
• Blackline gibi sistemlerde son tarihlerin takibi ve ekip bilgilendirmesinin sağlanması
• Eğitim hatırlatıcılarının gönderilmesi ve sistemsel takibin yapılması

Sistem Kullanımı ve Dijital Yetkinlikler

• SAP, Ariba, Gears, Docusign, Axxerion, Maestro, Veeva Vault PromoMats, Concur, Ask It, DAS gibi sistemlerin etkin kullanımı
• Dijital araçlar üzerinden veri takibi, raporlama ve süreç yönetiminin gerçekleştirilmesi
• Yeni sistem geçişlerinde pilot kullanıcı olarak test ve geri bildirim sağlanması

İletişim ve Bilgilendirme

• GM Weekly Bulletin için görsel ve içerik paylaşımı yapılması
• Gelen e-postaların ilgili kurumsal adreslere yönlendirilmesi
• Ekip ve/veya tüm organizasyon için bilgilendirme içeriklerinin hazırlanması ve zamanında paylaşılması
Fonksiyonlar Arası Esneklik ve Destek

• Birden fazla fonksiyona destek verebilme esnekliği gösterilmesi
• Fonksiyonlar arası geçişlerde hızlı adaptasyon ve öğrenme becerisi

sergilenmesi
• Şirket içi projelerde (örneğin: lansman, farkındalık kampanyası, sosyal sorumluluk) aktif rol alınması

Kriz ve Acil Durum Yönetimi Desteği

• Seyahat iptalleri, sistem kesintileri, belge eksiklikleri gibi durumlarda hızlı aksiyon alınması
• Alternatif planlama ve çözüm önerileri sunma becerisi gösterilmesi

Uyum Şampiyonluğu ve Prosedür Takibi

• Tüm görevlerde şirket ve ülke prosedürlerine tam uyum sağlanması
• Business owner adına yürütülen işlemlerde şirket kurallarına uygunluk konusunda gate keeper rolünün üstlenilmesi
• Monitoring ve denetimlerde sıfır bulgu/istisna hedefiyle çalışılması
• Prosedürlere “nice to have” değil, “must” yaklaşımıyla tam hakimiyet sağlanması
• Uyum süreçlerinde ekiplerin yönlendirilmesi ve gerektiğinde eğitim desteği verilmesi

Zorunlu Sorumluluklar:

• Politikalara Uyum: Takeda'nın Küresel Davranış Kuralları, Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası,
Veri Gizliliği Politikası, Bilgi Güvenliği Politikası, Kabul Edilebilir Teknoloji Kullanım Politikası ve diğer
tüm geçerli uyum, kalite ve iş yeri politikalarına uygun hareket edilmesi.
• Kalite Elçisi: Ürün kalitesiyle ilgili sorunların veya endişelerin Kalite Ekibine zamanında ve derhal iletilmesi.
• Dürüstlük ve Etik Davranış: Her zaman dürüstlük ve etik davranış sergilenmesi ve Takeda'nın temel değerlerinin (Takeda-izm) örneklenmesi.
• Eğitim ve Politikalara Uyum: Tüm zorunlu global eğitimlerin tamamlanması ve Takeda'nın politika ve prosedürlerine tam olarak uyulması.
• Sistem Disiplini: Şirket sistemlerinin (örneğin Concur, Dakika, Bloom) doğru ve zamanında
kullanımında örnek teşkil edilmesi ve ekip genelinde süreç disiplininin teşvik edilmesi.
• Açık Sözlülük Kültürü: Dürüstlük veya etikle ilgili endişelerin iyi niyetle Etik Hattı'na, birinci basamak
yöneticiye veya Etik ve Uyum Ekibi'ne proaktif bir şekilde iletilmesi.
• Kayıt Yönetimi ve Gizlilik: Tüm etkinliklerin, raporlamaların ve uyumluluk belgelerinin Takeda ve yasal
gerekliliklere uygun olarak doğru, eksiksiz ve gizli bir şekilde işlenmesi.
• Çeşitlilik ve Kapsayıcılık: Tüm faaliyetlerde ayrımcılık yapmama, çeşitlilik ve kapsayıcılık ilkelerinin
korunması.

Nitelikler ve Yetkinlikler:

Eğitim: Yüksekokul veya lisans mezunu olmak
Deneyim: Benzer pozisyonda en az 2-3 yıl deneyim sahibi olmak
Dil: Tercihen orta/iyi derecede yazılı ve sözlü İngilizce bilgisi
Dijital Yetkinlik: MS Office ve dijital raporlama araçlarında yetkinlik

Yetkinlikler:

• Güçlü Organizasyon ve Takip Yeteneği: Birden fazla görevi ve süreci eş zamanlı olarak
planlayıp takip edebilme.
• Yüksek Dikkat ve Detay Odaklılık: Evrak, rapor ve süreçlerde hata yapmadan, titizlikle
çalışabilme.
• İleri Düzey İletişim Becerileri: Hem yazılı hem sözlü olarak açık, anlaşılır ve profesyonel iletişim
kurabilme.
• Gizlilik ve Güvenilirlik: Tüm bilgi ve belgelerde gizliliğe ve veri güvenliğine azami özen
göstermek.
• Çözüm Odaklılık ve Proaktif Yaklaşım: Karşılaşılan sorunlara hızlı ve etkili çözümler
üretebilmek, inisiyatif alabilmek.
• Esneklik ve Adaptasyon: Değişen önceliklere ve farklı departmanlara hızlıca uyum
sağlayabilmek.
• Teknoloji ve Dijital Araçlara Hakimiyet: Ofis programları, takvim, toplantı ve seyahat yönetim
sistemleri gibi dijital araçları etkin kullanabilmek.
• Zaman Yönetimi: Yoğun iş temposunda önceliklendirme yaparak işleri zamanında
tamamlayabilmek.
• Temsil Yeteneği: Şirket içi ve dışı paydaşlarla profesyonel ilişki kurabilmek, şirketi en iyi şekilde
temsil edebilmek.
• Takım Çalışmasına Yatkınlık: Farklı ekiplerle uyumlu ve destekleyici şekilde çalışabilmek.
• Öğrenmeye ve Gelişime Açıklık: Yeni süreç, sistem ve uygulamalara hızlıca adapte olabilmek
ve sürekli gelişime açık olmak.

Locations

Istanbul, Turkey

Worker Type

Employee

Worker Sub-Type

Regular

Time Type

Full time